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Caixa de entrada organizada

O som de um novo e-mail atrapalha sua concentração? Descubra como manter a caixa de entrada organizada

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As redes sociais são as que mais enviam e-mails. Estima-se que 200 milhões de mensagens sejam enviadas por dia no mundo. O suficiente para deixar qualquer caixa de entrada confusa e sem organização. Se você não consegue trabalhar direito por conta da constante entrada de e-mails, você pode resolver o problema ajustando algumas configurações.

Silêncio absoluto!
Quando um novo e-mail chega, seu cérebro demora 64 segundos para recuperar a concentração após ouvir o som de aviso de nova mensagem. Como resolver? Desligue as notificações sonoras e até mesmo as visuais. Se sua conta é gerenciada pelo Gmail, você resolve o problema clicando em Configurações e escolhendo a opção “Desativar notificações de e-mail”. Para contas do Outlook, vá em “Opções/Preferências” depois em Opções de e-mail avançadas.

Só o necessário
Para manter a organização da caixa de entrada, você precisa selecionar os e-mails que deseja receber. Mensagens com propaganda, anúncios que você raramente lê precisam ser evitadas. As redes sociais também enviam e-mails quando você recebe uma notificação. Mude as configurações em cada uma para que não seja mais enviados mensagens desnecessárias.

Um local para cada assunto
Você provavelmente recebe e-mails com diversos assuntos diferentes. Separe uma pasta para cada um ou marque aqueles remetentes mais importantes, como chefes. Assim você não fica perdido verificando qual mensagem é mais importante e precisa ser lida primeiro. Alguns podem ir direto para as pastas, sem passar pela caixa de entrada. No Outlook, você encontra a opção “Nova Pasta” do lado esquerdo da tela. No Gmail, do lado esquerdo da tela clique na opção “Mais” e depois em “Criar novo marcador”.

Seja seletivo
Se você participa de grupos de discussão e não quer ver todas as mensagens, dá para ignorar sem ter que sair do grupo. O problema é simples de resolver. No Gmail, é só abrir a mensagem e clicar em “Mais” e depois em “Ignorar”. Elas param de aparecer. Para encontrá-las, digite in:mute na barra de busca. No Outlook, selecione o e-mail e dê um clique com o botão direito do mouse e escolha a opção “Ignorar conversa”.

Agora se organize para não acumular vários e-mails de novo. Se a mensagem precisar apenas de uma resposta curta, faça isso o quanto antes. Se ela exigir mais tempo, sinalize-a na caixa de entrada e encontre um tempo para responder. No Gmail, você pode marca-la com a estrela e no Outlook com a bandeira vermelha. Ao sair de férias, não se esqueça de ativar a resposta automática. Uma caixa de entrada pode significar um rendimento melhor no trabalho.

 

Foto: Reprodução

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