Escrever e-mails, para a grande maioria das pessoas, parece ser uma função fácil de ser realizada. Mas muitas delas costumam fazer o envio sem antes ler o que foi escrito, ou deixam de levar em consideração o destinatário da mensagem eletrônica.
O resultado dessa falta de cuidado diante de uma ação aparentemente tão simples muitas vezes acaba causando mal entendidos ou desconforto no ambiente de trabalho.
Em qualquer esfera das relações sociais, a comunicação é algo bastante complexo, e quando ela se dá por escrito o desafio passa a ser ainda maior. Isto acontece principalmente porque no e-mail ou em outras formas de comunicação escrita, recursos expressivos como a entonação ou gestos não existem, tornando por vezes difícil à outra pessoa perceber com clareza sinais de irritação ou impaciência, por exemplo, por parte de quem escreveu.
Em 1988, a norte-americana Judith Kallos, uma consultora do WordPress, criou a netiqueta, combinando rede e etiqueta, com o intuito de evitar “saias justas” na internet. Na atualidade, para facilitar a vida de quem se angustia na hora de redigir e-mails para chefes ou colegas de trabalho, Andrew Brodsky, instrutor do curso de negociação na Harvard University Extension School, listou algumas recomendações para impedir mal entendidos através do ambiente virtual.
Vamos conferir?
1. Coloque-se no lugar do seu leitor
Ter compreensão a respeito daquilo que influencia o entendimento do que está sendo lido no e-mail é fundamental, segundo Brodsky. “As pessoas colocam suas próprias expectativas emocionais na forma como leem as mensagens, independentemente da intenção do remetente”. Portanto antes de enviar a mensagem, não esqueça a personalidade e a posição hierárquica do seu leitor.
2. Imite o estilo do outro
Se a outra pessoa escreve de forma direta e formal, seja direto e formal no seu texto. Se ela manda vários emoticons no final da mensagem, mesmo que não seja o seu estilo, mostre-se simpático ao dialogar da mesma forma. Para o especialista, isso ajuda a estreitar a relação, já que fazer uso das mesmas gírias e jargões cria uma sensação de familiaridade entre ambas as partes.
3. Cometa “erros” de propósito
É exatamente isso que você leu! Pode parecer estranho, mas de acordo com Brodsky, pequenos erros de digitação dão autenticidade e a impressão de que suas emoções contidas estão expressas na mensagem. Principalmente se o e-mail a ser enviado for destinado a pessoas em cargos de comando. “Nesta situação é mais importante parecer mais genuíno emocionalmente (e então cometer erros) ou competente (e aí não cometer erros)? A resposta para essa pergunta depende muito de você…
4. Evite ambiguidade ao expressar as suas emoções
Pesquisadores da NYU (New York University) revelaram que as pessoas costumam superestimar sua capacidade de se comunicarem por e-mail. Ou seja, a maioria dos profissionais raramente expressa seus sentimentos de forma clara. Então, seja explícito para não criar confusões.
5. Revele algumas informações pessoais
Pesquisas já constataram que conversas informais costumam obter resultados mais favoráveis. “Se as suas interações são de longa data, reduza os mal-entendidos e aumente a veracidade das suas emoções deixando uma versão mais completa de você aparecer”, revela Brodsky.
6. Se despeça de forma cordial
A não ser que você tenha intimidade com a pessoa, evite terminar o e-mail mandando beijos. Um simples “obrigado” em todos os casos já é o suficiente para encerrar de forma satisfatória a mensagem.
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