Você geralmente chega no trabalho na segunda-feira e percebe que a semana acabou de começar e você já tem mil coisas para resolver e acha que nunca vai ter tempo o suficiente para terminar tudo o que necessita? Então, fique sabendo que você não é o único!
Para não acumular tarefas, perder prazos, deixar de responder e-mails importantes e entrar em atrito com o chefe, nada melhor que saber administrar bem seu tempo e organizar as atividades por ordem de importância. Mas, nem sempre fazer isso é uma missão tão simples quanto parece ser.
Mas, nada de pânico! Se você quer fazer o seu trabalho render, ter mais disciplina e lidar melhor com os e-mails que chegam a todo momento, um monte de papelada que fica em cima da sua mesa ou entender o uso correto das redes sociais, o No Pátio da algumas dicas super valiosas.
- Nada melhor que estabelecer horários para determinadas atividades. Checar os e-mails é um ato essencial, mas tenha cuidado para não perder muito tempo do seu dia lendo e respondendo mensagens não tão importantes assim. Estabeleça momentos para ver os e-mails, como no começo da manhã e no final da tarde. Já as redes sociais, como Facebook e outros sites de relacionamento, acesse apenas na hora de almoço ou em casa. Além de desvirtuar a sua atenção esse tipo de site não deve ser acessado no horário de expediente.
- Crie pastas no e-mail. Uma para assuntos muito urgentes, outra com relatórios, uma terceira para assuntos já resolvidos e assim por diante. Assim, fica bem mais fácil saber onde encontrar cada e-mail recebido ou enviado e não deixar de lado algo que seja urgente e extremamente importante.
- Ah! E-mails muito importantes, com decisões sérias sobre a empresa devem sempre ser arquivados. Nada de jogar no lixo aquela e-mail trocado com os funcionários aprovando uma nova medida, que envolvia muita verba. Mas, se as mensagens são relativas a assuntos simples, como um “ok” a um projeto rápido, pode colocar no lixo. Afinal de contas, não há necessidade de guardar tudo.
- Depois de organizar os e-mails em pastas, é a hora de responder aquelas mensagens que já estão lá há dias e você nem pensou em dar um feedback. Não esqueça que, em um e-mail aparentemente simples, pode ter algo importante no meio do texto. Então, o segundo passo é responder a todos.
- Em relação a novas tarefas, como escrever um relatório super importante ou pensar na próxima reunião com a equipe, nunca comece antes de terminar o que está fazendo. Nada de deixar de lado uma atividade pela metade para comprometer-se com outra. A probabilidade de deixa-la também inacabada é altíssima.
- Para organizar as pastas com documentos impressos, siga o mesmo raciocínio dos e-mails recebidos: arquive por assunto e importância. Mas, tome o cuidado de colocar o nome e as datas em cada pasta para saber sobre o que cada uma trata.
- Quando for realizar atividades mais importantes que outras normalmente inseridas na sua rotina, certifique-se de que terá condições de terminar naquele momento. Se necessário, feche a porta da sala para não ter interrupções. Ah! Esqueça o telefone por alguns minutos. Também faça questão de silêncio nesse momento.
Fotos: Reprodução
